ASBL & fédérations

Vos membres, vos bénévoles, vos données. Pas celles de Microsoft.

Ce que je vois revenir tout le temps

Quelques constats après une dizaine d'asso accompagnées en BW et à Bruxelles.

Trois versions du même fichier

Le CA a sa copie, la coordinatrice la sienne, et le tableur des cotisations dort dans la boite mail du trésorier sortant depuis 2021. À un moment ça craque, et c'est rarement le bon jour.

Le RGPD vous tient éveillé

Vos données touchent parfois des publics fragiles : insertion sociale, jeunesse, santé mentale. L'idée que ces fichiers traînent sur un OneDrive perso, ça pique un peu la nuit. C'est légitime.

Pas de ligne « SaaS premium »

Vous tournez aux subventions, cotisations, dons. Faut des outils qui tiennent dans le temps et qui ne se facturent pas par utilisateur quand vous passez de 8 à 14 bénévoles.

Vos bénévoles tournent

Le secrétaire change à l'AG, la trésorière passe le relais, deux nouveaux arrivent un jeudi soir. Si l'outil demande trois soirées de formation, il finira oublié.

Comment je travaille avec une ASBL

Je pose une infrastructure qui tient quelques années, formée sur vos vrais usages, pas sur un dépliant Microsoft.

Ce que je mets en place

Vous parlez à la personne qui code. Pas à un commercial.

  • Un site sobre qui dit qui vous êtes et reçoit les dons
  • Nextcloud (fichiers, agendas, contacts, visio) pour que tout le CA bosse au même endroit
  • Gestion membres : Galette pour les petites asso, Odoo Community quand ça grossit
  • Hébergement chez Hetzner ou Infomaniak. Le US Cloud Act ne passe pas par là
  • Formation des bénévoles, en visio ou autour d'une table
  • Mon numéro direct quand quelque chose coince un samedi

Le tarif s'adapte au budget de l'asso. On en parle après un premier appel, sans engagement.

Et l'offre Microsoft 365 gratuite via TechSoup ?

La question revient à chaque premier rendez-vous. Microsoft propose effectivement Office 365 à tarif symbolique aux ASBL via TechSoup. C'est pas absurde, et je connais des asso qui s'en sortent bien comme ça. Voici pourquoi je n'y envoie pas mes clients par défaut.

D'abord le verrou. Vos fichiers vivent chez Microsoft. Le jour où vous voulez bouger, c'est faisable, mais ça occupe un week-end de bénévole technique que vous n'avez pas. Avec Nextcloud, vos données restent chez vous (ou chez moi, en Europe). Vous les sortez en deux clics quand vous voulez.

Ensuite l'accompagnement. Microsoft ne formera jamais Marie, votre nouvelle trésorière. Quand un truc casse, vous tombez sur un help center anglophone qui répond à côté de la plaque. J'ai vu deux asso abandonner SharePoint au bout de six mois pour cette raison, et repartir sur Google Drive en mode débrouille.

Reste le sujet juridique, qu'on prend au sérieux ou pas selon les données qu'on traite. Le US Cloud Act autorise un juge américain à exiger des fichiers détenus par Microsoft, même stockés à Dublin. Pour une liste d'adhérents lambda, c'est théorique. Pour un dossier d'accompagnement de jeunes en décrochage, je préfère ne pas avoir cette conversation devant le CA.

Dernier point : connecter Microsoft 365 à votre logiciel de membres ou à un outil de dons demande des compétences que vos bénévoles n'ont pas. Avec un Nextcloud plus Odoo Community posés ensemble, j'automatise tout ça d'un coup, et personne n'a à y retoucher.

Ne vous battez pas sur le prix face à Microsoft gratuit. Regardez plutôt ce que vous gardez en restant chez vous.

l'alternative que je pose

Nextcloud, votre poste de pilotage

Stockage de fichiers, agendas partagés, contacts, visioconférence Talk pour vos AG en visio, bureautique en ligne via OnlyOffice. C'est un OneDrive plus SharePoint plus Teams réuni dans une seule interface, open-source, hébergé en Europe, sans facturation par bénévole.

Je l'installe sur un VPS allemand à 15 euros par mois pour les petites asso, ou sur Infomaniak Suisse quand vous voulez du label local et un support 24/7.

En savoir plus sur Nextcloud → 
fichiers_partages→10 To
agendas_synchronises→illimité
visioconference→talk + bbb
heberge_chez→infomaniak (ch)

Quelques ASBL accompagnées

Des fédérations et associations en Brabant wallon et à Bruxelles.

Questions fréquentes

Combien ça coûte par rapport à Microsoft 365 gratuit ?
Forcément plus que zéro. Comptez un budget annuel raisonnable pour une ASBL : hébergement, support et formation inclus. À mettre en face des heures que vos bénévoles passeraient à se débrouiller seuls avec Microsoft, et du temps perdu quand un truc lâche un samedi.
On a déjà tout dans OneDrive, comment on bouge ?
Migration progressive. On commence par les fichiers (1 à 2 semaines en parallèle de l'ancien système), puis les agendas et contacts. Personne ne se retrouve sans accès du jour au lendemain. Formation des bénévoles incluse, j'aime bien faire ça en visio pour 5 ou 6 personnes à la fois.
Nextcloud est aussi facile que Google Drive ou OneDrive ?
L'interface est très proche, vos bénévoles s'y retrouvent en quelques jours. Le client desktop synchronise comme OneDrive sur le poste, et l'app mobile fonctionne pareil que celle de Google. La courbe d'apprentissage tient sur une réunion d'équipe.
On gère 200 membres, des dons, des événements. Vous avez quelque chose ?
On regarde ensemble selon le volume et le besoin. Souvent je pars d'Odoo Community paramétré sur mes serveurs : pas de licence par utilisateur, hébergement chez moi, formation des bénévoles. Pour des structures plus simples, Galette + HelloAsso suffit largement.
Vous travaillez avec quels types d'ASBL ?
Insertion sociale, fédérations professionnelles, projets culturels, environnementaux. La règle informelle : la cause m'inspire et le courant passe au premier rendez-vous. Si vous êtes en BW ou à Bruxelles, écrivez-moi, on prend un café.

On en parle 20 minutes ?

Premier échange sans engagement. Je ne facture pas l'écoute.

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