Fédération Accoord

Migration emails et DNS pour la Fédération Accoord

La Fédération Accoord m'a contacté en février 2024 via un contact commun dans le milieu associatif. Le souci de départ : leur prestataire historique gérait à la fois leur nom de domaine, leurs emails et un vieux site qui tournait plus trop. Ils payaient un forfait flou autour de 80€/mois et personne ne savait vraiment ce qu'il y avait derrière. Bref, le truc classique d'ASBL un peu prise en otage par son hébergeur.

Jean, le secrétaire général, voulait reprendre la main. Surtout parce que deux salariés avaient claqué la porte du presta sur des incidents email à répétition (mails qui partaient en spam chez Gmail, alias qui marchaient un coup sur deux). Du coup on s'est calé un café à Wavre fin février, et j'ai listé ce qui était possible.

Ce qu'on a fait concrètement

D'abord récupérer le contrôle du domaine. C'était chez Gandi mais sous un compte mutualisé du presta, donc j'ai du pousser pour avoir un transfert AUTH-CODE propre. Ça a pris 10 jours, le temps que le presta réponde aux mails. Honnêtement c'est toujours la partie pénible quand on hérite d'un truc mal documenté.

Ensuite j'ai migré les boites vers Infomaniak Mail (5,75€ par boite par mois, hébergé en Suisse, ça leur allait bien niveau RGPD). On avait 11 boites à transférer plus 4 alias. J'ai réécrit la zone DNS entièrement : MX vers Infomaniak, SPF strict, DKIM signé, DMARC en p=quarantine au début puis p=reject une fois que tout était stable. Le but c'était surtout que leurs envois groupés (newsletters mensuelles aux adhérents, environ 1200 destinataires) arrêtent de passer en spam.

J'ai fait la migration un vendredi soir, et j'ai formé les utilisateurs en deux sessions visio le lundi et le mardi. Configuration Thunderbird et Apple Mail surtout, plus l'app mobile pour deux personnes. Rien de compliqué.

L'anecdote qui m'a fait suer

Évidemment y'a eu un loupé. Le trésorier, Bernard, n'avait pas migré son mac. J'lui avais envoyé la procédure trois fois. Il a pas regardé. Du coup le lundi matin il m'appelle en panique parce que ses mails « ont disparu ». Bah oui Bernard, ils sont sur le nouveau serveur, faut juste reconfigurer Mail. On a passé 45 min en partage d'écran à remettre IMAP correctement, et au passage j'ai retrouvé 600 mails non lus depuis 2022 dans un dossier oublié. Bref, on rigole maintenant mais sur le moment.

Suite

Migration finie en mars 2024. Depuis, plus de mails en spam côté Gmail (j'ai vérifié avec mail-tester, score 10/10 sur les newsletters). La fédération paye environ 65€/mois pour les 11 boites + le domaine, contre 80€ avant pour un truc bancal. Ils me rappellent de temps en temps pour ajouter une boite ou un alias quand ils embauchent. C'est facturé à l'heure, ça coute trois fois rien. Pas de contrat, pas de forfait : tu m'appelles si t'as besoin, c'est ce que je préfère.