Migrer de Google Workspace vers Nextcloud

Bon, j'vais te raconter. Septembre 2024, j'récupère un appel d'une ASBL bruxelloise, neuf personnes salariées, un peu plus de bénévoles. Sophie, la coordinatrice, me dit : « On en peut plus de Google, ils ont encore augmenté à 7,40€/user, on veut migrer. » Franchement j'ai pris le café avant de répondre. Parce que migrer vers Nextcloud, c'est pas juste un coup de rclone et basta. C'est un projet humain, pas technique.

Du coup, après cinq migrations menées entre 2023 et début 2026, j'vais te dire honnêtement ce qui marche, ce qui rate, et surtout : si t'as vraiment intérêt à le faire.

D'abord : t'as vraiment envie de migrer ?

Je commence par ça parce que c'est la question qui sauve. Migrer parce que t'as vu un article cool sur la souveraineté numérique, c'est pas une raison. Migrer parce que ta facture Google a doublé, parce que t'as une exigence RGPD réelle (santé, social, données de mineurs), ou parce que ton équipe en a marre du chaos Drive, ça oui.

Mais bon. Honnêtement, y a des cas où je dis non. Si t'as une équipe sales/marketing qui vit dans HubSpot, Salesforce ou des outils qui s'intègrent nativement avec Google Workspace, tu vas casser un workflow qui marche. Si t'as une équipe vieillissante (j'aime pas le mot mais bon) qui galère déjà avec Gmail, tu vas leur infliger trois mois d'enfer pour pas grand chose. Si tu fais beaucoup de tableurs Excel collaboratifs avec macros, OnlyOffice ou Collabora vont te décevoir, faut le dire.

J'ai refusé une mission en mars 2025 pour ça. Une boîte de huit personnes, ils voulaient migrer pour économiser 50€/mois. J'leur ai dit : « Vous allez perdre 2 jours de prod par tête sur la formation, j'vous facture 1800€ minimum, vous gagnez quoi en vrai ? » Ils ont remercié, ils sont restés sur Google. C'était la bonne décision pour eux.

Les modules Nextcloud, en vrai

Nextcloud c'est pas un produit, c'est plutôt une boîte à outils. T'actives ce qui te sert. Files c'est l'équivalent Drive, basique mais ça fait le job. Mail, c'est un webmail correct mais bon, j'le recommande pas pour une boîte de plus de 15 personnes, ça rame dès que les boîtes deviennent grosses. Calendar et Contacts, ça marche très bien, sync via CalDAV/CardDAV avec Thunderbird ou ton iPhone sans souci.

Talk, pour la visio interne genre 3-4 personnes ça suffit. Au-delà j'préfère Jitsi à côté. Et puis y a Office en ligne, deux options : Collabora (mature, un peu lourd) ou OnlyOffice (plus rapide, meilleur rendu Excel). Moi je conseille OnlyOffice depuis 2024, Collabora c'était bien à l'époque mais ça a vieilli.

L'inventaire avant tout

Avant de toucher à quoi que ce soit, tu fais l'inventaire. Vraiment. J'ai vu trop de migrations partir en sucette parce qu'on a découvert au jour J qu'il y avait 400 Go dans un Drive partagé que personne n'avait mentionné.

• Volume Drive total et par utilisateur (Google Admin → Rapports)
• Nombre d'emails par boîte, et historique réellement utile (genre, est-ce qu'on garde les 12 ans de Sophie ou les 3 dernières années ?)
• Les fichiers avec accents bizarres dans le nom, c'est un piège classique
• Les partages externes vers des clients (les liens vont mourir)
• Les agendas partagés avec des prestataires externes

Pour cette ASBL bruxelloise dont j'parlais , 380 Go au total, dont 220 Go de vidéos d'archives qu'ils n'avaient pas regardées depuis 2019. On en a profité pour archiver hors Nextcloud, ça a réduit le coût d'hébergement direct.

Les outils techniques qui marchent

Pour les fichiers, c'est rclone. Y a pas photo. Tu configures un remote Google Drive et un remote Nextcloud (via WebDAV), et tu lances. Compte 1-2 jours pour 500 Go selon la connexion. Astuce : utilise Google Takeout pour récupérer les fichiers Google Docs natifs au format ODT/DOCX, parce que rclone les exporte mal.

Pour les mails, imapsync. Libre, gratuit (60€ pour la version pré-compilée si t'es sous Windows et que tu galères à compiler), ça marche depuis 15 ans. Tu lances en parallèle pour 5-10 utilisateurs max sinon ton serveur Nextcloud va souffrir.

Pour les calendriers, export ICS depuis Google → import dans Nextcloud Calendar. Simple. Sauf que les événements récurrents sur 10 ans, parfois ça plante. J'avais eu le cas en juin 2024, on avait dû ré-importer trois fois pour une coordinatrice qui avait des événements récurrents depuis 2014.

Pour les contacts, vCard. Export Google → import Nextcloud. Classique. Attention aux doublons quand l'utilisateur synchronise aussi son téléphone avant la fin.

Les pièges qu'on découvre toujours trop tard

Premier piège : les accents et caractères spéciaux dans les noms de fichiers. « Réunion comité — décembre 2023.docx » ça va passer, mais « Présentation_v2_à_revoir.pptx », parfois rclone te sort une erreur d'encodage. J'ai un script bash qui renomme en amont, j'peux te l'envoyer si tu m'écris.

Deuxième piège : les ACL. Sur Drive, t'as souvent des dossiers partagés avec des permissions ultra-fines. Sur Nextcloud, le modèle est plus simple (groupes, partages). Tu vas devoir refaire à la main. Compte une demi-journée par 100 utilisateurs juste pour ça.

Troisième piège : les liens externes. Tous les liens Drive que tu as envoyés à des clients par mail dans les trois dernières années, ils vont mourir. Faut soit garder Drive en lecture seule pendant 6 mois (c'est ce que j'fais souvent), soit prévenir les contacts importants. C'est moche mais y a pas de magie.

Quatrième piège, et c'est celui que personne anticipe : la perte d'historique des commentaires Google Docs. Si ton équipe vit dans les commentaires Docs (révisions, validations, fil de discussion), bah ça part. T'auras le contenu du document, pas l'historique conversationnel autour. Pour certaines équipes c'est un drame.

L'hébergement : auto ou managé ?

Moi j'auto-héberge mon Nextcloud chez Hetzner, sur un VPS à 8€/mois. Ça tourne nickel pour 4 utilisateurs (moi, ma compagne, deux clients en démo). Mais bon, je suis dev, j'sais ce que j'fais.

Pour mes clients, par défaut je conseille managé. Infomaniak fait du Nextcloud managé à 4€/user/mois, hébergé en Suisse, support en français. Pour une ASBL de 20 personnes, c'est 80€/mois et tu dors la nuit. Hetzner Storage Share aussi, un peu moins cher mais support uniquement en anglais/allemand.

L'auto-hébergement ça vaut le coup à partir de 30-40 utilisateurs, et seulement si t'as vraiment quelqu'un en interne ou un prestataire (genre moi par hasard) qui suit derrière. Sinon, tu transformes l'économie de licence en facture de panne à 800€ un samedi soir.

La formation, le truc qui fait la différence

Tu peux avoir la migration technique parfaite, si l'équipe pige rien, ils retournent sur Google en deux semaines. J'ai vu ça en janvier 2024, une boîte avait migré seule un weekend, le lundi 60% des gens avaient rouvert leurs vieux comptes Google « juste pour finir un truc ». Trois mois plus tard, ils étaient revenus 100% sur Google.

Mon format à moi : un atelier de 2h par groupe de 8 max, sur leurs vrais documents. Pas de slides théoriques, on fait. Puis un mémo PDF deux pages avec les équivalences (Drive=Files, Meet=Talk, Docs=Office) et les raccourcis. Et un suivi à 1 mois, 1h en visio, où je réponds aux questions accumulées. Ça coûte 600-900€ en plus mais c'est ce qui fait que la migration tient.

Combien ça coûte vraiment

Pour une ASBL ou une TPE de 20 personnes, sur 3 ans, voilà des chiffres réels :

Google Workspace Business Starter, c'est environ 4140€ sur 3 ans (5,75€ × 20 × 36). Microsoft 365 Business Basic, dans les mêmes eaux. Nextcloud managé Infomaniak, 4€/user/mois ça fait 2880€, plus la migration que je facture entre 1500 et 2500€ selon la taille, plus les formations 600-900€. Donc total environ 5000-6000€ sur 3 ans la première fois, après ça redescend.

Donc honnêtement : si tu fais juste le calcul licence, Nextcloud est rarement gagnant la première année. C'est sur 5 ans qu'il devient évident. Et ça, c'est seulement si tu valorises pas le temps interne que ça prend, qui est jamais nul.

Bref, tu fais quoi demain ?

Avant tout, tu fais l'inventaire honnête de tes données et de ton équipe. Tu listes les outils tiers branchés sur Google. Tu vérifies que ton équipe est partante (vraiment, pas juste « ouais ouais »). Tu choisis managé sauf si t'as un dev sous la main. Tu prévois 2 à 4 mois calendaires entre la décision et la fin de la migration, pas 3 semaines.

Et puis, tiens, dernier truc. La meilleure migration que j'ai faite, c'est celle de l'ASBL bruxelloise dont je parlais au début. Pas parce qu'elle a été techniquement impeccable (j'ai eu deux nuits courtes), mais parce que Sophie avait préparé son équipe pendant deux mois avant que je débarque. Atelier collectif, listing des doutes, choix du nom du serveur en réunion (« cloud-vad »). Quand j'suis arrivé pour la migration technique, ils étaient déjà à moitié dedans dans leur tête. C'est ça qui fait la différence, pas mon rclone.