Copy Buro — Relais mail dédié pour 100+ clients d'imprimantes

Postfix Dovecot SASL TLS 1.3 SPF DKIM DMARC Hébergement EU

Serveur mail dédié pour scan-to-mail. Plus de 100 clients PME bruxellois, 10 à 20 000 emails par an.

10 000 — 20 000
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Le contexte

Copy Buro est un installateur d'imprimantes professionnelles basé à Bruxelles, qui gère plus de 100 clients PME (notaires, fiduciaires, professions libérales). Leur cœur de métier : déployer et maintenir les flottes d'imprimantes multifonctions, scan-to-mail compris.

Le défi

Pendant des années, le scan-to-mail passait par les comptes mail des clients (Gmail, Outlook, Skynet). Le durcissement progressif des politiques d'authentification SMTP par Google, Microsoft et Proximus a entraîné des blocages massifs : 50 à 80 % des clients de Copy Buro en panne de scan par trimestre, sans solution durable côté grands fournisseurs.

La solution

Déploiement d'un serveur mail dédié en Europe, configuré comme relais SMTP authentifié pour les 100+ imprimantes du parc Copy Buro. Postfix durci, SPF/DKIM/DMARC propres, provisioning automatisé par client, monitoring 24/7 et journalisation par compte. Chaque imprimante a ses credentials isolés.

Les résultats

10 000 à 20 000 emails relayés par an, 100+ clients PME couverts, aucune indisponibilité majeure depuis 2 ans. Appels support liés au scan-to-mail divisés par 4 chez Copy Buro, qui transforme désormais ce relais en service à valeur ajoutée différenciant vs concurrents.

Copy Buro est un installateur d'imprimantes professionnelles basé à Bruxelles, qui gère plus de 100 clients PME en région bruxelloise. Leur métier : déployer, configurer et maintenir des imprimantes multifonctions chez des PME, notaires, fiduciaires, professions libérales.

Le problème

Pendant des années, Copy Buro configurait les imprimantes installées chez leurs clients pour envoyer les scans via les comptes mail des clients : Gmail, Outlook, Skynet, Proximus. Configuration simple, gratuite — jusqu'au jour où Google, puis Microsoft, puis Skynet ont durci leurs politiques d'authentification SMTP.

Concrètement : les comptes "applications moins sécurisées" désactivés, OAuth2 imposé (que les imprimantes ne savent souvent pas faire), comptes bloqués pour activité suspecte. Pour Copy Buro, ça voulait dire : 50 à 80 % de leurs clients en panne de scan d'un trimestre à l'autre, avec des appels support à répétition et aucune solution durable côté Google ou Proximus.

La solution

Mise en place d'un serveur mail dédié hébergé en Europe, configuré pour servir de relais SMTP authentifié aux ~100 imprimantes installées chez les clients de Copy Buro. Chaque imprimante reçoit ses propres credentials uniques, isolée des autres clients sur le plan de la sécurité.

  • Postfix en serveur mail principal, durci avec authentification SASL et chiffrement TLS 1.3 obligatoire
  • SPF, DKIM et DMARC proprement configurés pour que les emails sortants ne tombent pas en spam chez les destinataires
  • Provisioning automatisé des comptes SMTP par client (création, rotation des mots de passe, suppression à la résiliation)
  • Monitoring 24/7 avec alertes proactives en cas de blocage d'une imprimante ou de pic anormal d'activité (signal d'une compromission)
  • Quotas et journalisation par compte pour facturer correctement et détecter les usages anormaux

Résultats

Mise en service il y a 2 ans, le serveur traite aujourd'hui 10 000 à 20 000 emails par an répartis sur les 100+ imprimantes des clients de Copy Buro. Aucune indisponibilité majeure depuis le déploiement. Copy Buro a divisé par 4 ses appels support liés au scan-to-mail, et propose désormais ce relais comme un service à valeur ajoutée différenciant face à leurs concurrents.